仕事名人になるためのマナーとルール。
前回は、お仕事10ヶ条についてご紹介させていただきました！
今回は、仕事名人になるためのマナーとルールについてご紹介します♪
あいさつをする、声をかける
会釈
人とすれ違うときや、軽くあいさつをするとき。
会釈は、15度くらいのお辞儀で目線はつま先から2メートルくらいだそうです。
敬礼
出社、退社、上司へのあいさつ、お客様を迎えるとき。ほとんどがこの敬礼を使います。
敬礼は、35度くらいのお辞儀で頭のてっぺんから腰まで一直線に。
目線はつま先から80センチくらいだそうです。
最敬礼
感謝や謝罪、大切なお客様にあいさつをするとき。もっとも丁寧なお辞儀です。
最敬礼は、45度くらいのお辞儀です。
お辞儀の種類はいろいろですが、本来、お辞儀は気持ちを込めたもの。
したがって90度くらい上体を前に傾けることもあるそうです。
仕事の順序、優先順位のつけかた
段取りのコツ
まずは、やるべきことに優先順位をつけて。
何から始めればスムーズに進行するかを考えましょう。
ひとつのことをやりかけて、時間がなくなったから別のことを・・・・では、効率は悪くなるばかり。
自分なりの「やることリスト」を書くと、それぞれの作業にかけるべき時間もわかってきます。
優先順位
① 期日が早いもの
② 相手のあるもの、あるいは相手の時間を確保すべきもの（先方にお願いしたり、確認しなければならないもの。
相手がつかまらないと、翌日の作業に持ち越してしまいます。
③ それほど手間のかからないもの（最初に“大物”から取りかかり、その日1日何も成果が上がらないより、少しでもできたものを上司に渡しておくと、仕事をしっかりしている感が伝わります）
④ 最後に、書類の整理や資料の製作といった自分ひとりで出来る仕事。
優先順位って大切ですよね！！
当たり前のようにコレが出来ているひとには“優先順位”の難しさってわからないかもしれませんが、私のように要領が悪かったり、ポイントが掴めないひとにとってはとても難しいです σ(ノ´Д`)・゜・
グループで仕事を担当したとき
組織で仕事をするときは、チームワークが大事！そして、自分が担当になった作業の期日を守り、仲間に迷惑をかけないようにするのが最低限のマナー。
何か困ったこと、迷ったことがあったら、仲間や上司にすぐに相談しましょう。
勝手な判断が、問題になってしまうことがあります。
自分が分担する部分での決定事項などは、随時メモ、メールなどで全員に伝えると、後で食い違いが起こることを防げます。
困っている同僚がいれば「何か手伝うことある？」と気づかいを！
仕事に限らずチームワークって大切ですよね！！
協調性がしっかりあるひとは、いろいろなことでうまくいっている感じがします！
私も協調性をしっかりとつけたいです！！
個人でひとつの仕事を進める場合
ある程度までの判断はゆだねられます。
ただし、「金銭面」「納期」など、個人で責任を負いきれない問題は、即座に上司に相談しましょう。
さらに、個人で仕事をしていると、気持ちに余裕がなくなることがあるので、内面管理を行なう必要も。
内面が整理されていないと仕事にも影響します。
報告する、相談する
お仕事シーンの「ホウレンソウ」とは
報告の「ホウ」、連絡の「レン」、相談の「ソウ」が仕事をする上では重要。
さらに「確認」も忘れずに。
①わからないことがあれば、上司や先輩、同僚に質問をして指示をあおぐ。
②取引先から連絡を受けた場合など、直属の上司に内容を告げて指示をあおぐ。
③仕事が重なってしまい、優先順位がわからなくなってしまったら、上司に相談。
「ホウレンソウ」で職場のコミュニケーションもうまくとっていきたいですね！
タイミング
上司が忙しそうだからといって報告せずにいると仕事が送れてしまう可能性も。
「お願いします」と言い切るのではなく、「失礼します。○○○の件でご報告したいのですが、お時間よろしいでしょうか」とおうかがいの形で。
報告すべき場面
指示された仕事が終わったとき。
上司から状況を聞かれる前に報告しましょう。
また、長期の仕事の場合は、中間報告を随時行なうと上司は安心します。
報告って、後でしようと思いながらついつい忘れてしまう事ってありませんかぁ？？何でも、後回しではいけないですねっ m(_ _)m
報告の方法
緊急事態の場合は、もちろん即座に、直接上司に報告しなくてはいけません。
しかし、結果報告や中間報告など、問題がない場合はメモという手も。
また外出先で問題が発生した場合は、いったん手短に報告し、帰社してから詳しい話をするという方法も。
上手な報告、相談のコツ
まずは結論から。そして、経過の報告は手短に。
説明を求められたら詳しく話しましょう。
このとき「5Ｗ 3Ｈ」をふまえて。
独断での対処は危険ですが、「自分なりの対処法、自身の考え」も必ずまとめておくこと。
—5Ｗ 3Ｈ —Whenいつ Whereどこで Whoだれが What何を WhyなぜHowどのように How muchいくら How many
5Ｗ 3Ｈを上手く使えるようになりたいです。
私はよく、人と話をしているうちに、だんだん何が言いたいのかがわからかくなってしまうことがあるので、是非このコツを身に付けたいです・*:..。o○☆*゜(・ェ・人)
指示の出しかた、指示の聞きかた
わかりやすい指示の出しかた
まずは、その仕事の最大のポイントを説明する。
次に「何を」「どんなふうに」「いつまでに」を簡潔に説明しましょう。
最後に復唱してもらうと◎。
余計なことを言い過ぎると、肝心な部分が抜けてしまいます。
何度か同じことを言っても相手が理解しないのであれば、より具体的に言い方を変えて。
例えば、“見やすくコピーして”を“文字がつぶれないように120％くらいに拡大して”
といった感じです。
指示をあまりにも細分化しすぎず、全体像を示してからその仕事の役割を説明。ただし、
あまり指示しすぎると自分で考えなくなるので、注意。
「方法」などは自分で考えさせることも必要。
わかりやすい指示をだしてもらえると、受ける側はとても助かりますよね！
指示を聞く姿勢
姿勢を正し、相手の言葉をさえぎらない。
必ずメモをとりながら聞くようにしましょう。
会話の切れ目で「ハイ」と返事をすると、聞いているという合図になります。
まったく無反応だったり、ペンを回したり・・・・はＮＧ!!
メモはとったほうがいいですよね！！
そうしないと、すぐに忘れちゃうんですよね・・・・（-ω-）
矛盾する指示
同じ人に矛盾する指示を与えられたら、どんな点がおかしいと思うのかを伝えましょう。
その際「おかしいと思います」という言い方ではなく、「先ほどいただきましたお話しでお伺いしたいことがあるのですが・・・・」と、たずねる形で。
指示通りに作業を進めると、こんな矛盾点があるということを、明確に伝えましょう。
また、二人から同時に矛盾する指示を与えられた場合は、直属の上司に相談しましょう。
明らかに無理な仕事
どう頑張っても出来ないを指示されたら、
「申し訳ございません。今日中というのは、時間的にも厳しいので、もう1日お時間頂けるとありがたいのですが、よろしいでしょうか。」
または、「○○でしたら可能ですが、よろしいでしょうか。」と妥協案を指示します。
ただ単に「できません」というだけでは、仕事が出来ない人と評価されるので要注意！また、できる見込みもないのに「頑張ります」と引き受けると、かえって相手に迷惑をかける恐れもあります。
角の立たない言い回し
「○○して下さい。」→「○○して頂けますでしょうか。」
文頭
「お忙しいところ申し訳ございませんが・・・・」
文末
「お引止めしてしまい申し訳ございませんでした。」
反対意見を言った後
「○○部長の意見、大変参考になりました。」
「わかりました。」→「かしこまりました。」
「それで良いと思います。」→「それが良いと思います。」
「3人では無理です。」→「3人より4人の方がスムーズに進むと思います。」
font color="#FF69B4">ホントに日本語って難しいと感じます (*´；ェ；`*)
同じ意味でもたくさんの表現があり、表現の仕方によって、伝わり方も全然違ってきます。
角の立たない言い回し表現はたくさんしっていた方が人生プラスですねっ♪( ´▽｀)
以上が仕事名人になるためのマナーとルールです。
勉強になります ε(*´・∀・｀)з次回は仕事美人になるための、コツとアイディアをご紹介します♪
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| 2008年07月17日 | このページのURL | コメント (0) | トラックバック (0) | 001004|etc|その他
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